Nejdřív: potřebujete systém vůbec?
Než začnete obvolávat dodavatele, stojí za to poctivě si odpovědět, jestli problém, který chcete řešit, je opravdu problém informačního systému.
Existuje spousta firem, které si systém pořídily proto, že „už je na čase“ nebo protože ho má konkurence, a po dvou letech ho používají na deset procent. Bývá to drahá lekce.
Systém řeší tyhle věci:
- Informace jsou roztroušené. Stav zakázky ví mistr, náklady ekonomka, termín obchodník, a dohromady to nikdo nedá.
- Data se přepisují. Stejný údaj se zadává na třech místech, pokaždé s rizikem chyby.
- Rozhodujete se pozdě. Že zakázka je ztrátová, zjistíte po fakturaci.
- Firma stojí na jednotlivcích. Když onemocní plánovač, zastaví se plánování.
Systém naopak neřeší tohle:
- Nemáte procesy. Systém je nevytvoří, jen zviditelní ten chaos, který máte.
- Lidé spolu nemluví. Software není náhrada za komunikaci.
- Nemáte dost zakázek. Systém vám je nepřinese.
- Vyrábíte ztrátově kvůli špatné cenotvorbě. Systém vám ukáže, že je to pravda, ale rozhodnutí zdražit musíte udělat sami.
Praktický test: zkuste si odpovědět na otázku „kolik nás stojí, že to nemáme“. Když na to nedokážete odpovědět ani řádově, je moc brzo.
Krok 1: Zmapujte si vlastní proces dřív, než někomu zavoláte
Nejčastější chyba je opačné pořadí — firma si nechá udělat prezentace od tří dodavatelů a podle nich si teprve utváří představu o tom, co potřebuje. Výsledkem je, že si vybere podle toho, kdo měl nejhezčí prezentaci, ne podle toho, co vyřeší její problém.
Než někoho oslovíte, projděte si na papíře průběh jedné běžné zakázky. Od momentu, kdy přijde poptávka, po moment, kdy je zaplacená faktura. U každého kroku si poznamenejte:
- Kdo to dělá
- V čem to dělá (papír, Excel, e-mail, hlava)
- Jak dlouho to trvá
- Kde se to nejčastěji zasekne
Zabere to půl dne a je to nejlepší investovaný čas v celém projektu. Zjistíte totiž dvě věci: kde jsou skutečná úzká místa a kolik z toho, co považujete za „proces“, je vlastně zvyk jednoho člověka.
Zapojte do toho lidi z dílny. Ne jen vedení. Nejčastější příčina, proč nasazený systém nikdo nepoužívá, je, že se navrhoval od stolu a obsluha ho pak obchází.
Krok 2: Rozlište, co je nutnost a co přání
Ze zmapovaného procesu vznikne seznam požadavků. Bude dlouhý. Rozdělte ho na tři úrovně:
Musí umět. Bez toho systém nemá smysl. Obvykle jich je pět až deset, ne padesát.
Mělo by umět. Výrazně by to pomohlo, ale zvládneme i bez toho.
Bylo by hezké. Sem patří většina toho, co vás napadne. Buďte k sobě přísní.
Tohle rozdělení pak zásadně mění, jak vedete jednání. Když víte, že „musí umět“ je pět věcí, dokážete rychle vyloučit systémy, které je neumí, a u zbytku se soustředit na cenu, dodavatele a průběh nasazení.
Varování: nepište požadavky tak, že opíšete katalog jednoho dodavatele. Stane se to snadno — projdete si web, vezmete si z něj seznam funkcí a tím jste ostatní dodavatele předem vyloučili. Požadavky mají popisovat, co potřebujete udělat, ne jak se to má jmenovat.
Krok 3: Vyznejte se v kategoriích
Zkratky, na které narazíte:
ERP je páteř firemní administrativy: nákup, prodej, sklad, účetnictví, mzdy. Výrobu obvykle umí, ale hrubě — ví, že se zakázka vyrábí, ale ne na které operaci stojí.
MES je řízení výroby na úrovni dílny: operace, časy, odvádění, kvalita, dokumentace. Tady se odehrává většina toho, co ve výrobní firmě bolí.
APS je pokročilé plánování kapacit. Bývá součástí MES nebo samostatně.
WMS je řízení skladu na úrovni pozic a pohybů. Řeší otázku „kde to je“, ne „kolik toho máme“.
Nejčastější omyl: firma si pořídí ERP a čeká, že vyřeší výrobu. ERP eviduje. Neřídí.
V praxi většina českých výrobních firem potřebuje MES nad stávajícím účetnictvím, ne výměnu celého ERP. Je to levnější, rychlejší a méně rizikové.
Podrobněji: co je MES a čím se liší od ERP.
Krok 4: Koho oslovit
Kolik dodavatelů? Tři až čtyři. Míň znamená, že nemáte srovnání. Víc znamená, že se v tom ztratíte a každému z nich věnujete míň pozornosti, než by bylo potřeba.
Velký zahraniční systém vs. menší český dodavatel je rozhodnutí, které stojí za rozmyšlenou:
Velký zahraniční systém má za sebou tisíce nasazení, propracované funkce a jistotu, že nezanikne. Zároveň se přizpůsobuje neochotně, implementaci dělá partner (ne výrobce), podpora jde přes několik úrovní a vaše požadavky na úpravu se ztratí v prioritizaci globálního roadmapu.
Menší český dodavatel se přizpůsobí, opraví věci rychle a mluvíte přímo s lidmi, kteří systém píšou. Riziko je v jeho velikosti — ověřte si, jak dlouho na trhu je, kolik má zákazníků a co by se stalo, kdyby skončil.
Neexistuje obecně správná odpověď. Existuje odpověď pro vaši velikost a vaši ochotu přizpůsobit se systému.
Krok 5: Jak vést demo, aby k něčemu bylo
Standardní demo vypadá tak, že dodavatel dvě hodiny ukazuje funkce a vy na konci nevíte nic podstatného. Změňte pravidla:
Přineste vlastní zakázku. Reálnou. Řekněte: „Tohle je naše typická zakázka, projděte ji systémem od poptávky po fakturu.“ Za dvacet minut se dozvíte víc než z připravené prezentace.
Ptejte se na to, co jste neviděli. Když dodavatel ukáže jen hezké obrazovky, zeptejte se, jak vypadá zadávání dat. Kde se to zadává, kolik kliků to je, kdo to dělá.
Vyzkoušejte si dílenskou aplikaci sami. Nechte si ji dát do ruky. Pokud vám přijde nepohodlná v klidu kanceláře, na dílně ji obsluha v rukavicích používat nebude.
Ptejte se na to, co systém neumí. Dodavatel, který tvrdí, že umí všechno, buď neposlouchá, nebo lže.
A pak je tu patnáct otázek, které stojí za to položit každému dodavateli — sepsali jsme je i s tím, co je varovná odpověď, do samostatného průvodce.
Krok 6: Jak porovnat nabídky, když každá počítá něco jiného
Tohle je moment, kdy většina firem tápe. Jedna nabídka je za 400 tisíc, druhá za 1,2 milionu a na první pohled dělají to samé.
Skoro nikdy nedělají. Rozdíl bývá v tom, co je a co není zahrnuté. Projděte každou nabídku podle stejného seznamu:
| Položka | Zahrnuto? |
|---|---|
| Analýza procesů | |
| Nastavení systému | |
| Migrace dat — a v jakém rozsahu | |
| Integrace na účetnictví a další systémy | |
| Školení uživatelů — kolik hodin, kolik lidí | |
| Doprovod při ostrém spuštění | |
| Úpravy na míru — kolik hodin je v ceně | |
| Hardware | |
| Podpora v prvním roce |
Pak spočítejte cenu za pět let, ne pořizovací cenu. U systému s nízkou vstupní cenou a vysokým paušálem to může dopadnout obráceně, než vypadá první číslo.
A ptejte se na položku, která v nabídkách nikdy není: kolik času to spotřebuje vašim lidem. Analýza, testování, školení, souběžný provoz. U střední firmy jsou to stovky hodin a je to reálný náklad.
Krok 7: Na co si dát pozor ve smlouvě
Nejste právník a ani nemusíte být. Ale tyhle čtyři věci si ohlídejte:
Data. Jsou vaše. Ve smlouvě má být, v jakém formátu a za jak dlouho je dostanete, když spolupráce skončí. Bez toho jste v pasti.
Výpovědní doba. Víceletý závazek bez možnosti odejít je červená vlajka. Dodavatel, který si je jistý, že mu systém bude fungovat, ho nepotřebuje.
Co se stane, když se nestihne termín. Nemusí to být pokuty, ale mělo by být jasné, co se děje dál.
Cena úprav po spuštění. Hodinová sazba za vývoj nad rámec projektu. Zjistíte ji později tak jako tak — lepší dopředu.
Nejčastější chyby při výběru
Rozhoduje jen vedení. Systém pak nepoužívají ti, kdo v něm mají pracovat.
Vybírá se podle ceny. Nejlevnější nabídka bývá nejlevnější proto, že něco neobsahuje. Zjistíte to ve třetím měsíci projektu.
Vybírá se podle seznamu funkcí. Systém s tisícem funkcí, ze kterých použijete dvacet, je horší než systém se sto funkcemi, které sedí.
Nikdo si nezavolal referencím. Půl hodiny telefonátu se zákazníkem dodavatele vám řekne víc než všechna dema dohromady. Ptejte se konkrétně: Stihlo se to? Fungovalo to napoprvé? Jak reaguje podpora? Co byste udělali jinak?
Chybí interní vlastník. Projekt potřebuje jednoho člověka uvnitř firmy, který má mandát rozhodovat a čas se tomu věnovat. Bez něj se rozhodnutí protahují a projekt sjíždí z kolejí.
Shrnutí
- Zmapujte si vlastní proces dřív, než někomu zavoláte — zabere to půl dne a je to nejlepší investovaný čas
- Rozdělte požadavky na „musí umět“, „mělo by umět“ a „bylo by hezké“
- Rozlišujte kategorie: většina výrobních firem potřebuje MES, ne výměnu ERP
- Oslovte tři až čtyři dodavatele, ne deset
- Na demu přineste vlastní zakázku a vyzkoušejte si dílenskou aplikaci
- Porovnávejte nabídky podle stejného seznamu položek a počítejte cenu za pět let
- Zavolejte si referencím
- Ohlídejte si ve smlouvě export dat a výpovědní dobu
- Určete interního vlastníka projektu dřív, než začnete
